- Отдел делопроизводство и контроля исполнения -

Отдел контроля исполнения осуществляет свою деятельность по распоряжению Президента Азербайджанской Республики «Инструкция о ведении канцелярских работ в органах государственной власти, управления, организациях и предприятиях» и о порядке проведения канцелярских работ на предприятиях и в организациях, находящихся под властью и подчинением Азербайджанского Каспийского Морского Пароходства.

Отдел исполнения и надзора отвечает за организацию работы с документами которые направлены на обеспечение электронного документооборота, контроля эффективности и архивации.

К функциям отдела относятся:

-Осуществлять организационное, оперативное и методологическое руководство и текущий надзор за соблюдением требований существующих правил делопроизводства, документооборот в Академии.

-Участвовать в разработке или подготовке редакционных документов в области делопроизводства, документооборота и архивного дела;

-Приобретение, оформление документов в Академии, подготовка регистрационных листов, копирование документов и предоставление соответствующей информации;

-Следить, чтобы документы, представленные в Академию, были переданы соответствующим отделам для исполнения, осуществлять надзор за соответствующими записями в контрольном перечне регистрации о ходе и результатах исполнения, отправлять  документы, изданные извне.

-Организация быстрого и своевременного распространения документов в Академии, организация работы с документами, своевременное оформление документов в рамках их полномочий и передача перевода в архив в установленном порядке;

-Обеспечить, чтобы представленные документы были получены от соответствующих департаментов, председателей и деканов Академии,  классификации документации и отчетности;

-Настроить поисковые системы и организовать использование  систем, контролирующих своевременное выполнение поручений ректора срочными, особенно важными документами, включая предложения, заявления и жалобы граждан.

-Проследить за  точностью указанных адресов и другой информации, полного и точного сбора виз, возврата документа в соответствующие отделы Академии с указанием причин для выявления соответствующих ошибок; составить список общей номенклатуры работ, включая все документы, созданные Академией в результате деятельности Академии с целью выдачи исполнителям, формирования папок документов, обеспечения быстрого поиска документов, систематизации работы, регистрации, проект постановления не может быть представлен ректору для подписания в первую очередь, проверить точность его конструкции, наличие необходимых виз и приложений, зарегистрировать подписанные заказы, сохранить  и доставить их, подавать заявки и запросы от граждан, государственных учреждений, органов управления, предприятий и организаций о своей деятельности, обеспечить защиту государственной и коммерческой тайны; вносить предложения по проектам нормативных правовых актов, организационно-методических документов, подтверждать точность документов, связанных с Академией, обращаться к заявлениям Академии (или другим должностным лицам Академии), проводить расследования и вносить предложения по обеспечению участия лиц; анализировать, соответствующие области, вносить предложения;

-Представлять Академию и участвовать в их работе на различных уровнях местных и международных мероприятий по комиссиям, рабочим группам и вопросам, связанным с  деятельностью  Академии и других государственных органов.

Архив

Определение требований к архиву, размещение и архивирование  документов для постоянного хранения, уничтожение документов научной и ненаучной значимости, а также защита архивных документов,  предназначенных для постоянного хранения осуществляется в Архиве Академии. В настоящее время  в архиве Академии документы хранятся с 1945 года.

E-mail:  malahat.nurkishiyeva@acsc.az;